Préparer une commande fournisseur en Chine : quantités, délais et suivi

La plupart des commerçants commandent « à l’œil » : ce qui manque sur l’étagère, ce qui s’est bien vendu le mois dernier, ce que le fournisseur propose en promotion. Cette méthode fonctionne tant que le catalogue est petit. Elle devient dangereuse quand les montants grossissent, car une erreur de jugement sur un conteneur se compte en millions de FCFA.

Le point de départ d’une bonne commande est toujours le même : ce que vous avez réellement vendu. Pas ce que vous pensez avoir vendu, pas ce que vous aimeriez vendre. Pour chaque référence, il vous faut au moins trois chiffres : la quantité vendue sur les trois derniers mois, la quantité encore en stock, et la quantité déjà commandée mais pas encore arrivée.

Triez ensuite vos références en trois groupes. Les pièces à rotation rapide, que vous ne devez jamais manquer : ce sont elles qui font tourner la boutique. Les pièces à rotation moyenne, que vous commandez en quantité raisonnable. Et les pièces à rotation lente ou nulle, que vous ne recommandez pas tant que le stock existant n’est pas écoulé. Ce dernier groupe est celui qui vous coûte le plus cher sans que vous le voyiez, parce qu’il ne fait pas de bruit.

Vous n’avez pas besoin d’un outil de prévision compliqué. Une formule de bon sens suffit : combien allez-vous vendre pendant tout le temps qu’il faudra pour que la prochaine commande arrive, plus une marge de sécurité, moins ce que vous avez déjà ?

Concrètement : ventes moyennes par semaine, multipliées par la somme du délai total de la commande (en semaines) et de votre stock de sécurité (en semaines), puis on retire le stock actuel et ce qui est déjà en route. Voici un exemple chiffré, avec des plaquettes de frein avant.

Les ventes moyennes se lisent dans votre historique. Dans Bayam-Sellam, l’onglet Produits des statistiques classe les articles par quantité vendue et par chiffre d’affaires sur la période de votre choix (sept jours, trente jours, trois mois, douze mois) : c’est exactement la donnée de départ du calcul.

Les ajustements à faire avant de valider

• La saisonnalité. Certaines pièces se vendent davantage à certaines périodes de l’année, selon votre clientèle et votre région. Si vous le savez, corrigez la moyenne en conséquence.
• La tendance. Une pièce dont les ventes montent chaque mois mérite une commande un peu plus généreuse que la moyenne ne le dit, et inversement.
• Les minimums du fournisseur. Beaucoup de fournisseurs imposent une quantité minimale par référence ou par carton. Arrondissez toujours au carton, et vérifiez le minimum avant d’aller plus loin.
• Votre trésorerie. Le calcul vous dit ce qu’il faudrait commander, pas ce que vous pouvez payer. Si le total dépasse votre budget, ce sont les pièces à rotation lente qui sautent d’abord.

L’erreur la plus fréquente est de ne compter que le temps de transport. Le délai qui compte pour votre stock est celui qui sépare le jour où vous décidez de commander du jour où la pièce est réellement en rayon et vendable. Il se compose de plusieurs étapes, chacune avec ses aléas.

1. La préparation chez le fournisseur. Entre la confirmation de la commande, le paiement de l’acompte, la préparation et la mise à disposition des marchandises, il s’écoule déjà souvent plusieurs jours, voire quelques semaines si les pièces ne sont pas en stock chez lui.
2. Le transport international. Le transport maritime est le moins cher mais le plus long, de l’ordre de plusieurs semaines. L’aérien est bien plus rapide et nettement plus coûteux, à réserver à une rupture urgente sur une pièce à forte marge.
3. Le dédouanement. L’arrivée au port n’est pas l’arrivée en boutique : les formalités, les contrôles et le paiement des droits prennent du temps, et ce temps varie. Votre transitaire est la meilleure source pour estimer ce délai.
4. Le transport local. Du port jusqu’à votre entrepôt ou votre boutique, quelques jours de plus.
5. La réception et la répartition. Compter, contrôler, enregistrer, puis répartir entre vos boutiques : comptez au moins une journée de travail, davantage pour un conteneur chargé.

Ces durées dépendent de votre fournisseur, de votre transitaire et de la période, et nous ne vous donnerons pas de chiffre universel. Faites mieux : notez, à chaque commande, les dates réelles de chaque étape. Après trois ou quatre commandes, vous aurez votre propre délai moyen, bien plus fiable que n’importe quelle estimation générale. Ajoutez toujours une marge pour les retards, qui existent surtout aux moments où tout le monde commande, avant les fêtes de fin d’année par exemple.

Un prix bas ne vaut rien si la pièce ne se monte pas sur le véhicule, ou si le lot arrive avec dix pour cent de casse. Avant de passer une grosse commande à un fournisseur que vous ne connaissez pas, prenez le temps de le tester.

• Commencez par une petite commande. Un premier achat limité vous apprend plus sur la qualité, les délais et le sérieux du fournisseur que n’importe quelle discussion.
• Demandez des photos et des vidéos précises des pièces, de leur référence et de leur emballage, avant l’expédition.
• Vérifiez la compatibilité. Pour les pièces auto, exigez les références constructeur ou les modèles de véhicules compatibles, par écrit. Une pièce qui ne s’adapte pas, c’est un retour impossible à faire depuis la Chine.
• Exigez une facture proforma détaillée. Elle fixe les références, les quantités, les prix unitaires et les conditions, et elle sert de base à toute réclamation ultérieure.
• Négociez les conditions de paiement avec prudence. Un acompte est normal, un paiement intégral à l’avance à un fournisseur inconnu l’est beaucoup moins.
• Précisez l’emballage et le marquage. Demandez que chaque carton porte la référence de la pièce, et si possible un numéro de lot, ce qui vous fera gagner un temps considérable à la réception.
• Clarifiez la politique de défauts. Que se passe-t-il si une partie du lot arrive défectueuse ? Mieux vaut le savoir avant de payer.

Le prix de la marchandise n’est qu’une partie de ce que vous coûte une pièce importée. Si vous fixez vos prix de vente sur le seul prix de la facture, vous vendez à perte sans le savoir. Avant de valider une commande, listez tous les coûts qui s’y ajouteront.

• Le prix de la marchandise, converti en FCFA au taux que vous obtiendrez réellement.
• Les frais de transfert d’argent ou de change.
• Le fret international, et l’assurance si vous en prenez une.
• Les honoraires du transitaire.
• Les droits de douane et les taxes à l’importation, qui dépendent de la nature des pièces. Demandez à votre transitaire de vous les chiffrer avant la commande, pas après.
• Le transport local et la manutention jusqu’à votre boutique.

Additionnez tout, divisez par le nombre de pièces reçues, et vous obtenez votre prix de revient par pièce. C’est à partir de lui, et de lui seul, que l’on calcule un prix de vente et une marge.

Une commande en cours est une promesse, pas du stock. Tant que la marchandise n’est pas dans votre boutique, elle ne doit ni être comptée dans votre stock ni être promise à un client avec certitude. Mais elle doit être suivie, sinon vous découvrez les retards le jour où vous êtes en rupture.

Pour chaque commande, gardez au même endroit les informations qui permettent de la retrouver : le numéro de proforma, la date de commande, le montant payé, la date d’arrivée prévue, le numéro de conteneur ou de connaissement, et le nom du transporteur. En cas de retard, de litige ou de perte, ces informations sont ce qui vous permet d’agir vite.

À la réception : ne signez pas les yeux fermés

1. Comptez avant de décharger entièrement, ou au moins avant de signer le bon de livraison. Un écart constaté tout de suite se réclame ; un écart découvert trois semaines plus tard, beaucoup moins.
2. Comparez avec la facture proforma, référence par référence, quantité par quantité.
3. Contrôlez l’état des cartons et des pièces. Photographiez tout ce qui est abîmé, avec la référence visible.
4. Enregistrez immédiatement la réception avec le numéro de lot. Plus vous attendez, plus la réception se mélange avec la précédente.
5. Répartissez ensuite entre vos boutiques selon leurs besoins, et gardez trace de ce qui reste au niveau central.

Bayam-Sellam a été pensé à partir de ce circuit précis : un importateur qui commande en Chine, reçoit un arrivage, le répartit sur plusieurs boutiques et le vend. L’application suit la même logique que la méthode ci-dessus.

• Un achat fournisseur est d’abord enregistré avec le statut « Commandé », une date de commande et une date de réception prévue. Il n’augmente pas votre stock : il vous rappelle simplement ce qui est en route.
• Vous pouvez y ajouter les informations propres à cet achat, comme le numéro de conteneur ou le transporteur, dans des champs personnalisés.
• L’achat compte comme une dépense à sa date de commande : il est considéré comme réglé d’avance, il n’y a pas de dette fournisseur à suivre dans l’application.
• Les frais de transport se saisissent au niveau de l’achat. À la réception, ils sont répartis entre les produits selon leur poids lorsque tous les poids sont renseignés, sinon selon leur valeur d’achat, et inclus dans le coût de revient par pièce.
• À la réception, l’achat passe à « Reçu » et crée un lot, avec un numéro unique pour ce fournisseur.
• Les pièces du lot sont ensuite réparties manuellement entre vos boutiques. Ce qui n’est pas réparti reste au niveau du compte et est signalé, tant que ces pièces ne sont pas vendables.

Résultat : entre la commande et la vente, chaque étape a un statut visible, et vous n’avez plus à vous souvenir de ce qui est en route, de ce qui est arrivé et de ce qui attend une décision.

• Commander sans regarder le stock dormant, et acheter une troisième fois ce que l’on n’a pas fini de vendre.
• Compter le délai de transport mais pas le dédouanement ni la répartition.
• Oublier les frais d’approche dans le prix de revient, et fixer des prix de vente trop bas.
• Ne pas écrire le numéro de lot, puis ne plus savoir quel fournisseur a livré quelle pièce.
• Ne pas vérifier à la réception, et découvrir un manque quand il n’est plus réclamable.
• Mettre tout son budget sur un seul fournisseur inconnu, sans test préalable.