Comment suivre ses lots fournisseurs et savoir d’où vient chaque pièce vendue

Dans une boutique de pièces détachées, deux pièces qui portent la même référence ne sont pas forcément identiques. Elles peuvent venir de deux fournisseurs différents, de deux arrivages différents, avoir été achetées à des prix différents et ne pas avoir la même qualité de fabrication. Tant que tout va bien, cela n’a aucune importance. Le jour où un problème survient, cela devient la seule chose qui compte.

Prenons les situations que tout importateur finit par rencontrer.

• Une pièce défectueuse. Sans savoir de quel lot elle vient, vous ne pouvez pas réclamer au fournisseur. Vous remplacez la pièce à vos frais, et vous ne saurez jamais si le défaut touche dix pièces ou deux cents.
• Un fournisseur qui livre de moins en moins bien. Pour le constater, il faut pouvoir comparer ses lots entre eux : les retours, les défauts, les écarts de quantité. Sans traçabilité, on se contente d’une impression.
• Un prix de revient qui varie. Un même filtre peut vous avoir coûté une somme au premier arrivage et une autre au second. Savoir quel lot vous venez de vendre, c’est savoir ce que cette vente vous a réellement rapporté.
• Un stock qui vieillit. Si vous ne distinguez pas les arrivages, les pièces les plus anciennes se retrouvent au fond du rayon, et ce sont elles que vous finirez par brader ou jeter.

Un lot, c’est un arrivage : un ensemble de pièces reçues ensemble, d’un même fournisseur, à une même date. Un lot peut contenir plusieurs produits différents, par exemple vingt filtres à air et quinze filtres à carburant reçus dans le même conteneur.

Un lot n’est pas un produit. Le même produit peut exister dans dix lots différents, à des moments différents, avec des quantités différentes. Et un lot n’est pas non plus une boutique : le lot décrit d’où viennent les pièces, pas où elles se trouvent aujourd’hui. Une partie d’un lot peut être dans une boutique, une autre dans une seconde, et le reste encore dans l’entrepôt.

Cette distinction est la clé de tout le reste. Le produit répond à la question « qu’est-ce que je vends ? », la boutique à « où est-ce ? », et le lot à « d’où est-ce que cela vient ? ».

Un numéro de lot ne sert à rien s’il est improvisé. Choisissez une règle, écrivez-la, et appliquez-la à chaque arrivage. La plus simple combine trois informations lisibles d’un coup d’œil : un code court pour le fournisseur, l’année, et le jour de réception.

Avec cette règle, le numéro se lit comme une phrase : le lot du fournisseur YWA, reçu le 26 août 2026. Vous n’avez pas besoin d’ouvrir un cahier pour le comprendre. Dans Bayam-Sellam, le numéro de lot est obligatoire à la réception et doit être unique pour un même fournisseur : l’application refuse un doublon, ce qui vous protège d’une erreur de saisie.

Quand un arrivage entre, il est d’abord enregistré comme un lot unique, au niveau du compte, sans être attribué à aucune boutique. C’est volontaire : au moment où le conteneur est vidé, vous ne savez pas toujours quelle boutique aura besoin de quoi.

Vous répartissez ensuite les quantités manuellement. Pour chaque produit du lot, vous indiquez combien partent dans la première boutique, combien dans la seconde. La validation de la répartition augmente le stock des boutiques concernées, mais ne change jamais le total reçu : un lot de trente-cinq pièces reste un lot de trente-cinq pièces, quelle que soit la façon dont il est distribué.

Ce qui n’est pas réparti reste un reliquat. Il n’est pas caché : l’écran affiche une alerte tant que des pièces reçues ne sont dans aucune boutique, parce que ces pièces existent mais ne peuvent pas être vendues. C’est le genre d’oubli qui, dans un cahier, passe inaperçu pendant des semaines.

Les autres onglets de l’écran complètent la lecture. La vue par produit donne, pour chaque article, le total reçu, la quantité encore non affectée et la quantité disponible à la vente. L’onglet Mouvements garde l’historique de tout ce qui a bougé.

FIFO veut dire « premier entré, premier sorti » : on vend d’abord le lot le plus ancien. Pour des pièces automobiles, ce n’est pas un détail d’organisation. Certaines pièces vieillissent mal en rayon, comme les batteries, les liquides ou les pièces en caoutchouc. D’autres deviennent moins demandées quand un modèle de véhicule disparaît du marché. Un lot que l’on laisse traîner est un lot qui perd de la valeur.

Le problème du FIFO sur papier, c’est qu’il demande un effort à chaque vente : retrouver le lot le plus ancien, vérifier qu’il en reste. En pratique, le vendeur prend la pièce qui est devant lui, et le FIFO s’arrête là.

Dans Bayam-Sellam, le lot est assigné automatiquement à chaque vente : c’est le lot le plus ancien encore disponible dans la boutique. L’employé n’a pas à choisir ni à vérifier. Il garde pourtant la possibilité de forcer un autre lot, par exemple quand une pièce du lot le plus ancien est abîmée ou quand un client demande une pièce précise. Dans les deux cas, la vente reste rattachée au lot réellement sorti.

Un garage qui achète régulièrement chez vous revient avec un jeu d’amortisseurs avant dont l’un fuit, trois semaines après la vente. Voici ce que la traçabilité permet, étape par étape.

1. Vous retrouvez la commande du client, avec la date, la boutique, les lignes vendues et le paiement.
2. La vente est reliée au lot dont la pièce est sortie, donc à son numéro de lot.
3. Le lot est relié à son fournisseur, avec la date de réception et l’achat d’origine.
4. Vous contactez le fournisseur avec ces éléments précis : numéro de lot, référence, quantité concernée.
5. Vous regardez le lot dans la vue par lot : la quantité reçue et ce qu’il en reste de disponible vous donnent l’ampleur du problème, et vous savez si d’autres clients risquent de revenir.
6. Vous traitez le retour côté client, en enregistrant un retour sur la commande.

Sans cette chaîne, le même incident se règle à l’oreille : « je crois que c’était l’arrivage de juin ». Avec elle, vous avez un numéro, une date et un nom de fournisseur, et c’est ce qui permet d’obtenir une réponse ou un remboursement.

Une réception se trompe parfois : une quantité mal comptée, un produit confondu. La règle de bon sens est la suivante : tant qu’aucune quantité du lot n’a été répartie dans une boutique, la réception peut être corrigée directement, car aucun stock n’en dépend encore.

Une fois qu’une partie est répartie, le lot est engagé : des boutiques vendent peut-être déjà ses pièces. Toute correction devient alors un mouvement de stock tracé, daté et signé, plutôt qu’une réécriture silencieuse du passé. Il en va de même pour un transfert d’une boutique à l’autre : le total reçu du lot ne bouge pas, seule la localisation change, et le mouvement est enregistré.

C’est cette discipline qui rend la traçabilité fiable. Une chaîne que l’on peut réécrire à volonté n’est plus une preuve.

• Des réclamations fournisseurs qui aboutissent, parce qu’elles s’appuient sur un lot précis.
• Un stock qui tourne, parce que le plus ancien part en premier sans effort.
• Un fournisseur que l’on peut juger sur des faits, lot après lot.
• Des écarts d’inventaire que l’on peut expliquer, au lieu de les subir.
• Des employés qui n’ont pas à réfléchir : le bon lot est choisi pour eux.